Ontwikkelingen

De invoering van het nieuwe juridische stelsel Omgevingswet is een wettelijke verplichting. Er bestaat geen twijfel dat dit nieuwe juridische stelsel direct effect heeft op diverse  gemeentelijke taken en diensten. En daarmee dus ook op de gemeentelijke financiën. Echter, de mate waarin dit structurele financieel effect zal optreden is nog ongewis. In de eerste plaats is dit afhankelijk van de nieuwe invoeringsdatum. Daarnaast vinden er op Rijksniveau heroriënteringsonderzoeken plaats over de implementatiekosten, de structurele financiële consequenties en de eventuele noodzaak om het Bestuursakkoord 2015 te herzien. Tenslotte, los van (eventuele) wijzigingen op Rijksniveau, zullen lokale politieke keuzes van invloed zijn op de structurele kosten als gevolg van de Omgevingswet.

De huidige  inzichten zijn derhalve een eerste inschatting. Bijstelling vindt plaats in de begroting.  De kosten zijn exclusief de éénmalige invoeringskosten (programmakosten) die reeds zijn begroot. De impact is te verdelen in transitie-effecten  (’21-’24)  en structurele effecten (langdurig).  Daarbij is er sprake van verschillende soorten effecten:

- effecten zonder keuze (deze financiële effecten vinden sowieso plaats vanaf de invoeringsdatum). Te weten: digitale dienstverlening fysiek domein (Digitaal Stelsel Omgevingswet DSO), legeswijzigingen als gevolg van de Wet Kwaliteitsborging in de bouw (Wkb) en de overheveling van de bodemtaken van de provincies naar gemeenten.

- kosteneffecten op organisatorisch/bedrijfsmatig vlak. Dit betreft voornamelijk extra fte’s die nodig zijn om aan de wettelijke verplichting van een gelijkblijvend dienstverleningsniveau te blijven voldoen. Deze kosten zijn lokaal beïnvloedbaar.

- effecten waarbij beleidskeuzes (beleidsruimte a.g.v. Ow) de omvang bepalen. Deze kosteneffecten zullen in het invoeringsjaar zelf  nauwelijks aan de orde zijn, omdat de meeste beleidskeuzes pas in 2021 e.v. daadwerkelijk worden doorgevoerd in het nieuwe instrumentarium. Het betreft hier zowel positieve (besparing- c.q. verdienmogelijkheden) als negatieve effecten. Bijvoorbeeld: Welke activiteiten zijn wel/niet vergunningvrij. Wijze van opbouw Omgevingsplan. Intensiveren handhaving a.g.v. meer algemene regels?  Vinden van nieuwe dekkingsmogelijkheden.

Binnen het product afval zijn meerdere ontwikkelingen te melden die invloed hebben op het tarief van de afvalstoffenheffing in de komende jaren. In de kadernota melden we deze ontwikkelingen maar in de begroting 2021 worden deze financieel verwerkt en wordt de hoogte van de kostendekkende tarieven bepaald. De verwachting is dat de genoemde ontwikkelingen leiden tot een stijging van het tarief afvalstoffenheffing van 8% tot 10% exclusief indexatie.
Het betreft de volgende ontwikkelingen op het product afval:

• Transport en verwerking restafval: vanaf 2021 gaat een nieuw contract in met aanzienlijk hogere tarieven. Naar verwachting worden de kosten € 452.000 hoger. Dit heeft te maken met de sterk veranderende marktcondities.

• Transport en verwerking GFT: ook GFT wordt vanaf 2021 onder een nieuw contract verwerkt en ook dit tarief is veel hoger. Dit betekent een kostenstijging van € 231.000.
• Verwerking van, en vergoeding voor PMD: onder de nieuwe afspraken met de verpakkende industrie worden de kosten voor verwerking (€ 508.934) niet meer door de gemeente betaald en vervalt de vergoeding hiervoor (€ 362.161).

• Inkomsten afvalstoffenheffing: de dekking van de hogere kosten komt uit de inkomsten van de afvalstoffenheffing die met € 537.197 omhoog gaan.

Aan de raad is voorgelegd om bij het onderhoud en de vervanging te kiezen voor een zgn. `minimale variant` en de financiële consequenties daarvan te betrekken bij de besluitvorming over de Kadernota. Besluitvorming door de raad is voorzien op 7 mei. Ten behoeve van de besluitvorming bij de Kadernota is het volgende ingroeiscenario voorgesteld:

2021      25% onderhoudsbudget              100% vervangingsbudget
2022      50% onderhoudsbudget              100% vervangingsbudget
2023      75% onderhoudsbudget              100% vervangingsbudget
2024      100% onderhoudsbudget            100% vervangingsbudget

Financieel betekent dit het volgende:

Inhoudelijk heeft dit ingroeimodel  als consequentie dat niet direct vanaf 2021 het onderhoud op het vereiste niveau kan worden uitgevoerd. Maar dat we daar in een periode van 4 jaar daar naar toe groeien. Eerder is een aparte notitie gemaakt over hetgeen nu (niet) gedaan kan worden i.v.m. de (beperkt) beschikbare middelen.  Daarbij moet bijvoorbeeld gedacht worden aan het niet bijtijds kunnen repareren van wegen/verhardingen en het niet kunnen onderhouden van bomen en groen op het vereiste niveau.   

Bij het ingroeimodel wordt m.i.v. 2021 gekozen voor het beschikbaar stellen van het totaal van de vereiste investeringsgelden voor het uitvoeren van noodzakelijke vervangingen. Juist bij de vervangingsbudgetten zijn grote tekorten. Er is een overzicht van achterstallig onderhoud, m.n. bij wegen, dat financieel een omvang kent van 4,2 miljoen. Om juist hierbij een inhaalslag te maken, en de meest noodzakelijke vervangingen met voorrang uit te voeren,  is dit vervangingsbudget in z`n geheel m.i.v. 1 januari 2021 nodig. We hebben dan enige jaren nodig hebben om dit achterstallig onderhoud weg te werken. Uit inspecties blijkt dat er nu beperkt sprake is van kapitaalvernietiging en van onveilige situaties. Dit moet wordt verholpen.

Kanttekeningen en onzekerheden:
Bij het maken van een financiële opstelling voor de benodigde budgetten is bij de meeste beheergebieden uitgegaan van een forse verlenging van de afschrijvingstermijnen. In het bijzonder voor het thema wegen is dit van belang om dat daar nu gerekend wordt met een afschrijving van 110 jaar. Inhoudelijk zijn daar goede redenen voor. Maar gelet op de financiële impact is het van belang om dit goed te onderbouwen en af te stemmen met de accountant Daarom is in april een nader advies gevraagd aan deskundigen (o.a. het CROW) om zeker te weten dat dit ook daadwerkelijk verantwoord is. Voorafgaand aan de begroting 2021 e.v. is hierover duidelijkheid. En daarmee ook over de vraag of we met bovenstaande bedragen het beoogde beheerniveaus kunnen realiseren.      

Bij de informele bespreking met de raad in februari 2020 over het vraagstuk van de beheerniveaus is een aantal opties genoemd om de inzet op een andere manier te financieren en/of georganiseerd te krijgen. Er is ook gesproken over het afstoten van de openbare ruimte. Naar deze mogelijkheden wordt nog nader onderzoek gedaan. Ook daarvoor geldt dat spoedig nadere duiding wordt verwacht. Maar op voorhand wordt gewaakt voor te hoge verwachtingen op dit punt. De extra opbrengsten/besparingen zijn vaak gering, en de extra inzet/kosten om iets te veranderen zijn vaak omvangrijk.

We hebben de taak om zorgvuldig met onze kapitaalgoederen om te gaan en onveilige situaties en kapitaalvernietiging te voorkomen.. Het aan de raad voorgestelde minimale niveau voldoet hier juist aan.  Indien uw raad dit voorstel overneemt, wordt dit in 2021 in belangrijke mate gerepareerd en is dit in 2024 volledig gerealiseerd. Bij het beoordelen van de begroting 2021 is het aan de provincie Utrecht in het kader van financieel toezicht om te beoordelen of dit volstaat.

Met organisatieontwikkeling werken wij aan een toekomstbestendige netwerkorganisatie. Dit is een organisatie die midden in de samenleving staat en flexibel kan inspelen op de opgaven die in deze samenleving liggen. Om een goede netwerkorganisatie te zijn in een dynamische regio is het onder andere nodig om onze strategische inzet te verbeteren, meer datagestuurd en digitaal te gaan werken en ervoor te zorgen dat we een aantrekkelijke werkgever blijven. Vorig jaar is mede op basis van de Benchmark Vensters voor Bedrijfsvoering het plan Klaar voor de Toekomst opgesteld. Met deze benchmark zagen we enerzijds dat we al een compacte – sobere – organisatie zijn en anderzijds werden enkele grote risico’s op de inzetbaarheid (en daarmee productiviteit) van onze medewerkers zichtbaar. Het plan “Klaar voor de Toekomst’ is  toen voorgelegd aan het college en gaat over wat er nodig is om een toekomstbestendige organisatie te zijn en ook welke investering nodig is om € 100.000 structureel te kunnen besparen op personeelslasten om de ombuiging uit spoor 2 te realiseren. Hoewel de organisatie met eigen middelen een klein deel van het plan aan het uitvoeren is en er kleine positieve ontwikkelingen zichtbaar zijn bijvoorbeeld op het ziekteverzuim, ligt er nog steeds de noodzaak om de negatieve spiraal op de inzetbaarheid van personeel te doorbreken. De eerdergenoemde investering die nodig is om een toekomstbestendige organisatie te worden blijft staan. Tegelijkertijd gaan de ontwikkelingen snel en zien we twee nieuwe prioriteiten voor de komende jaren en worden deze onderdeel van ons plan Klaar voor de Toekomst.

Door de verhuur van één kantoorgebouw in combinatie met het inregelen van 1,5 meter afstand in verband met Corona gaan we versneld tijd- en plaatsonafhankelijk werken. Waar een deel van de medewerkers voor de crisis een halve of 1 dag thuis werkte, zal straks verwacht worden dat bijna iedereen meerdere dagen elders werkt. Dit vraagt een andere manier van werken en samenwerken. We moeten ervoor zorgen dat we digitaal minimaal net zo effectief kunnen werken als we dat nu doen. Om dit tijd- en plaatsonafhankelijk werken mogelijk te maken, is een investering nodig om volledig digitaal te kunnen werken met de juiste en veilige middelen. Ook hebben wij een verantwoordelijkheid als het gaat om de arbo-omstandigheden van onze medewerkers thuis zodat de inzetbaarheid niet verslechtert. Over de investering die hiervoor nodig is, neemt de raad in september een besluit.

De inzetbaarheid van onze medewerkers kan sterk verbeterd worden als onze bedrijfsvoering mee ontwikkelt met de ontwikkeling naar een digitale netwerkorganisatie. Binnen de bedrijfsvoering spelen een aantal algemene ontwikkelingen. Deze hebben vooral betrekking op de (a) Bedrijfsvoeringsgegevens (basis) beter op orde en bijbehorende processen versterken. Daarnaast zijn er aanvullend diverse specifieke ontwikkelingen op het gebied van de (b) digitalisering van bedrijfsvoering.

1. Bedrijfsvoeringsgegevens (basis) beter op orde en bijbehorende processen versterken:

Het gaat hier uiteindelijk om de volle breedte van de bedrijfsvoering. Op dit moment betreft het in ieder geval de volgende 2 opgaven:

• Versterken financiële processen: betreft het versterken van de kwaliteit, kennis en kunde in de organisatie evenals het beter borgen van de kwaliteit van de processen en de integrale aansturing hiervan.
• Formatiebeheer herinrichten, passend bij netwerkorganisatie, met procedures die afgestemd zijn op flexibiliteit en opgavegericht werken.
  

2. Digitalisering van bedrijfsvoering:

Dit is op onderdelen al concreet in beweging gezet en soms ook al gerealiseerd. Denk aan de invoering van het nieuwe financiële systeem, de invoering van e-HRM of de invoering van Lias fase 1.

Informatievoorziening wordt steeds meer een kritische succesfactor voor onze dienstverlening. Denk aan de ontwikkelingen in het sociaal domein op het gebied van privacy, de komst van de Omgevingswet, eisen aan informatiebeveiliging, AVG en de Digitale Agenda 2020. Dit vraagt steeds meer van het functioneel beheer. Een professionaliseringsslag voor verschillende systemen is nodig. Het college heeft, gelet op de financiële situatie, een afweging gemaakt. Voorgesteld wordt om prioriteit te geven aan:

• Functioneel beheer Basisregistratie Ondergrond. Het is een wettelijke verplichting per 1 januari 2018 om de samenstelling van de ondergrond in een Basisregistratie op te nemen. Aan deze verplichting hebben we met de huidige capaciteit beperkt inzet kunnen leveren. Hier is 0,4 fte meer capaciteit op nodig.
• Functioneel beheer Sociaal domein. In het gebruikte basissysteem Zorgned worden voor alle cliënten van de Wmo en Jeugd alle besluiten vastgelegd, inclusief startmoment, omvang, looptijd, zorgpartij en financiën. Zorgned wordt tevens gebruikt bij de Sociale Dorpsteams voor het vastleggen van de cliëntcontacten en dossiervorming. Dit systeem wordt ook gebruikt bij de 4 andere regiogemeenten met wie we nauw samenwerken. Naast dit systeem wordt ook gewerkt met systemen voor leerlingenvervoer, leerplicht, en kinderopvang. De werkzaamheden zijn nu te vaak reactief. Om het management, beleid en  front- en backofficemedewerkers beter te kunnen ondersteunen en de kwaliteit en effectiviteit van processen te verhogen is het belangrijk om daarnaast pro-actief te werken. Het gaat dan om o.a. de volgende taken: actualiseren gebruikersprofielen i.v.m. AVG, efficiënter inrichten werkproces front- en backoffice, implementatie BI tool/aanpassen huidige vastlegging gegevens, voorbereidende werkzaamheden, nazorg voor nieuwe releases en samenwerken en harmoniseren in de regio. Daarnaast: zeker gezien de grote financiële opgave binnen het Sociaal Domein is het essentieel dat de basisgegevens adequaat en gedegen worden vastgelegd én dat het systeem de vastlegging van gegevens én het proces goed faciliteert. Zonder versterking van circa 1 fte functioneel beheer is dat niet mogelijk.

Systemen waarin het ook wenselijk is om het functioneel beheer te versterken, maar waarvoor is gekozen om dit op dit moment geen prioriteit te geven zijn: Afval, Begraven, E-hrm en Basisregistraties in het algemeen.

Met ingang van boekjaar 2021 is het college volgens het Besluit begroting en verantwoording  wettelijk verplicht om een rechtmatigheidsverantwoording af te leggen bij de jaarrekening. Deze rechtmatigheidsverantwoording moet betrouwbare informatie bevatten, en wordt gecontroleerd door de accountant, die de getrouwheid vaststelt.

Het college is verantwoordelijk voor de rechtmatigheid van het gevoerde bestuur binnen de gemeente en de daaraan ten grondslag liggende beheershandelingen. Het belangrijkste gevolg van deze aanpassing van de regelgeving is dat het college zelfstandig verantwoording moet afleggen aan de gemeenteraad.

Om dit te bereiken moet het gemeentelijk apparaat adequaat worden ingericht ten aanzien van de interne beheersing. Dit stelt als eis een goed werkend interne controle-raamwerk.

Daarnaast moet het college werkzaamheden laten verrichten om afwijkingen op te sporen, vast te leggen en te verklaren.  Afwijkingen zijn fouten of onduidelijkheden op het gebied van financiële rechtmatigheid. Dit vraagt om voldoende capaciteit.

Dergelijke werkzaamheden vallen onder de taak van de verbijzonderde interne controle (VIC). Tot nu toe vinden de VIC-werkzaamheden met zeer beperkte capaciteit plaats voor een organisatie van onze omvang.

De nieuwe verplichting stelt hogere eisen aan kennis, kunde, kwaliteit, capaciteit en ondersteuning voor deze werkzaamheden. Op veel onderdelen kan hieraan invulling worden gegeven door herallocatie van middelen, maar op het onderdeel capaciteit kan hieraan geen invulling worden gegeven met bestaande middelen. Vandaar het voorstel om € 75.000 aan extra middelen ter beschikking te stellen om hiermee de capaciteit met 1 fte op niveau te brengen om deze taak mogelijk te maken.

De implementatie van de nieuwe regelgeving gaat als volgt invulling krijgen:


De implementatie zal na afstemming met uw raad en de accountant door het college worden voorbereid en deels uitgevoerd in 2020, en in 2021 volledig zijn beslag moeten hebben gekregen.

Nadat met de rechtmatigheidsverantwoording gedurende 3 jaren (2021-2023) ervaring is opgedaan, kan worden bekeken in hoeverre hierdoor werkzaamheden van de accountant kunnen worden herzien zodat per saldo de controlekosten niet toenemen.

Sinds het najaar van 2018 wordt er door het regionale samenwerkingsverband U16 gewerkt aan het opstellen van een Ruimtelijk Economisch Perspectief (REP). Dit perspectief is in 2021 gereed. Het betreft een toekomstperspectief, waarin keuzes worden gemaakt over de ruimtelijke ontwikkelingsrichting tot 2040 in de regio U16 op het terrein van wonen, werken, bereikbaarheid, groen en energie. De gemeente Utrechtse Heuvelrug is een van de 16 gemeenten die deelnemen aan het REP. De extra geldvraag is bedoeld als financiering van de bijdrage van de gemeente Utrechtse Heuvelrug aan de afronding van het REP voor de fase 3 en de uitvoering van fase 4. Hiervoor wordt aanvullend in 2021 een bedrag van € 15.633 gevraagd.

In het raadsprogramma 2018-2022 is het energie neutraal maken van de gemeentelijke organisatie (de gemeente geeft zelf het goede voorbeeld) als speerpunt benoemd. In de financiële paragraaf  van het raadsprogramma is opgenomen dat de destijds voor 2018 voorziene investeringen in duurzaamheid (ad €430.000) ook buiten de heroverwegingen van het Meerjarig Onderhoudsplan (MJOP) werd gehouden. Door de noodzaak voor ombuigingen, die na het opstellen van het raadsprogrammais duidelijk werden, is deze investering in Spoor II alsnog gesneuveld.

Voorgesteld wordt in 2021 de energielasten te verminderen door een aantal duurzaamheidsmaatregelen uit te voeren. Door de besparing te storten in een reserve revolverend fonds Energieneutraal kan met deze eenmalige investering de gehele ambitie worden gefinancierd. Voor de uitvoering van de duurzaamheidsmaatregelen, wordt de raad verzocht een viertal investeringskredieten van in totaal € 202.000 beschikbaar te stellen en daarnaast een incidenteel budget van € 16.000  voor duurzaamheidsmaatregelen aan gebouwen. Deze kredieten zijn opgenomen in het Meerjaren investeringprogramma (MIP, zie betreffende hoofdstuk en bijlage 4).

Het uitvoeren van deze duurzaamheidsmaatregelen gaat gepaard met eenmalige (exploitatie-)lasten en kapitaallasten. Per saldo levert dit een besparing op. Deze besparing kan óf worden ingezet als dekking voor toekomstige duurzaamheidsinvesteringen, óf kan vrijvallen ten gunste van het begrotingsresultaat. Om te kunnen voldoen aan de ambities om in 2035 energieneutraal te zijn, stellen we de raad voor om de besparing in te zetten voor toekomstige duurzaamheidsinvesteringen. De besparing wordt dan gestort in een reserve, waaraan vervolgens bedragen kunnen worden onttrokken om nieuwe investeringen te dekken. Dit heet een revolverend fonds. Het instellen van zo'n revolverend fonds maakt het vormen van een nieuwe bestemmingsreserve noodzakelijk. Dit wijkt af van het reservebeleid. De noodzaak om dit te doen zit zowel in financieel technische redenen als om het verloop goed te kunnen monitoren.

Voor de eenmalige exploitatiekosten ad € 16.000 is het voorstel om deze eenmalig te onttrekken uit de algemene reserve en in 2022 terug te storten vanuit de eerder genoemde besparingen.

Door te kiezen voor deze systematiek, kunnen de duurzaamheidsmaatregelen per saldo volledig budgetneutraal uitgevoerd worden. Dat wil zeggen zonder effect op het saldo van de meerjarenbegroting.

Gevolg van dit voorstel is dat de omvang van de schulden toeneemt. Daarmee wijkt dit voorstel af van het door u geformuleerde beleid dat de schulden op termijn moeten dalen. (Zie amendement bij kadernota 2020).

De financiële gevolgen van de investeringen van € 202.000 en exploitatiekosten van € 16.000 zijn in de tabel hieronder weergegeven: